A importância e necessidade de analisarmos informações de nossa empresa ou de nossas tarefas pessoais se tornou rotina e, assim como um relógio, precisamos de precisão e qualidade nas informações.

Atualmente, é bem comum ter no pulso um relógio inteligente, que muito além de mostrar as horas, se tornou um coletor de informações portátil, seja mostrando as horas de sono, quantidade de distância percorrida, frequência cardíaca, geolocalização, dentre outras diversas informações para definir onde temos que melhorar ou nos informar para prevenir problemas.

Quando falamos de empresas, a quantidade de informações se torna exponencial, uma vez que elas também são um organismo vivo com muito mais dados a serem analisados para distintos departamentos, com propósitos diferentes, obrigações e direitos perante o governo e a sociedade. Isso torna as decisões em tempo real um fator competitivo para manter a saúde financeira estável.

Como os pilotos de aeronaves, que precisam saber as informações sobre altitude, pressão, combustível, distância e ter alertas de que algo não está bem, os diretores de uma empresa também precisam saber se tudo está bem com seus dados e quando algo deve ser corrigido.

Executivos possuem pontos de decisão que precisam da mesma exatidão que os nossos batimentos cardíacos ou que a altitude de um avião. Para isso, o coletor de informações deve ter eficiência e ter todos os dados necessários para saber onde a empresa está e aonde quer chegar, seja em qualquer departamento ou área.

Mas como determinar os passos para isso ocorrer de forma eficiente e eficaz?

O primeiro passo é determinar os objetivos, os Key Performance Indicators, também conhecidos como KPIs. Em tradução livre para a língua portuguesa, Indicadores-Chave de Desempenho (ICD). Ou seja, quais os fatores e indicadores que deseja obter. E essa, eu considero como uma das tarefas mais importantes e fundamentais. Como diria o pensador Lewis Carrol, “se você não sabe aonde quer ir, qualquer caminho serve”, fazendo uma analogia à fábula de Alice no País das Maravilhas, onde uma garota se sentia perdida em um mundo completamente novo e perguntava a um gato semi-invisível, “para onde essa estrada vai?” E o gato perguntava de volta, “aonde você quer ir?”

Essa pergunta aflige diariamente os executivos em diferentes áreas, e o mais indicado nesses casos é determinar o quê e quando medir. Felizmente, em empresas mais novas, boa parte dos sistemas de gestão já possuem alguns indicadores “de fábrica”. No geral, eles estão relacionados a rankings como top vendedores, top produtos, principais clientes e fornecedores, índice de inadimplência e outros que são comuns a qualquer atividade empresarial.

Entretanto, além desses pontos, o mais importante é estabelecer dados prioritários baseados na atividade dessa empresa, também chamado de “Core Business” ou operação núcleo. Por exemplo: para a indústria de manufatura, os custos de produção são vitais. Para uma empresa de serviços, controlar as horas e os projetos são fundamentais para direcionar as decisões. Ou seja, priorize o que é mais importante para sua atividade.

O segundo passo é organizar e saber de onde virão esses dados, a famosa origem da informação. Para isso, é necessário termos confiabilidade, integridade e integração das informações. Nos últimos anos, algumas grandes corporações se viram em risco com dados fiscais e contábeis incorretos, que comprometeram números diante do mercado financeiro e acabaram com sua reputação de empresa saudável por não terem a precisão que os investidores e o governo exigiam.

Para evitar situações como essa, os sistemas devem receber os dados de forma harmoniosa e precisa, seja por meio de pessoas inserindo as informações, ou por outros sistemas que usam tecnologia para capturar dados, que devem ser checados desde o momento da entrada até sua utilização em diversas transações ou relatórios.

Segundo o Gartner, 95% das decisões baseadas em dados serão ao menos parcialmente automatizadas. Ao organizar e acessar os dados em tempo real, a tomada de decisões segue a mesma velocidade, ou seja, devem-se automatizar os processos para reduzir a possibilidade de erros.

De acordo com um estudo do The State of Data Quality de 2023 da Monte Carlo Data, dados errados custam, em média, 31% das receitas de uma empresa. Este número era de 26% no mesmo período de 2022.

O IDC’s Global DataSphere Forecast de 2022 que indica a quantidade de dados que serão criados anualmente, prevê que, nos próximos cinco anos, os dados crescerão a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 21,2% para atingir mais de 221.000 exabytes (um exabyte é de 1.000 petabytes) até 2026. Esses dados incluirão dados estruturados e não estruturados, mas os dados não estruturados dominam esmagadoramente, e equivalem a mais de 90% dos dados criados a cada ano.

Esses dados podem vir de diferentes fontes, a integração desses sistemas deve estar em sinergia com a qualidade e segurança desses dados, pois, ainda segundo o IDC, estas informações estarão armazenadas fundamentalmente na nuvem e em datacenters.

O terceiro passo é determinar como esses dados devem ser mostrados para medir os KPIs. Fazendo uma analogia com uma construção, já temos os alicerces e subimos o edifício, agora é a hora de trabalharmos o acabamento dessa obra.

Muitas vezes, os profissionais se deixam levar pela beleza estética dos sistemas, mas o mais importante é termos informações confiáveis, eficientes e eficazes antes de qualquer gráfico ou relatório. Os também conhecidos como “Dashboards” ou “quadros de traçar” na tradução simples, servem para desenharmos nossos objetivos de forma objetiva e clara. Melhor ter poucos e claros objetivos do que muitas e confusas metas.

É muito difícil resolver os vários problemas da empresa de uma vez, pois planejamento e execução têm capacidades recursivas limitadas. O ideal é ficar no que é importante para a saúde do negócio e com o tempo poder mudar as metas, redefinir os planos, a forma de controlar e medir.

Para determinar a melhor forma de mostrar esses dados, é fundamental alinhar as expectativas de cada executivo ao visual que o sistema irá mostrar. Sejam gráficos pizza, barras ou mapas de calor, a subjetividade de ver, controlar e tomar decisões podem surgir de diferentes formas. Isso tem a ver com a maturidade de cada empresa na obtenção e uso de dados. A “versão 1.0” desses relatórios deve ser simples e funcional em um primeiro momento para evitar centenas de indicadores que serão inúteis para operação do negócio.

Atualmente dizem nos dias atuais que “informação é poder”, mas pode ser a fraqueza de uma empresa se não tratar esses dados desde sua origem.